Welche Anforderungen sollte ein virtuelles Sekretariat erfüllen?


Ein virtuelles Sekretariat kann Sie in Ihrem Arbeitsalltag sehr unterstützen. Welche Kriterien sind entscheidend, um den Ansprüchen an ein virtuelles Sekretariat gerecht zu werden?

Die 10 wichtigsten Anforderungen an ein virtuelles Sekretariat

  1. Transparente Preise
  2. Keine vertragliche Bindung
  3. Flexibilität des Unternehmens – Ist das Sekretariat schnell und unkompliziert einsetzbar? Gibt es Erweiterungsmöglichkeiten?
  4. Erfüllung der sprachlichen Anforderungen
    Wie ist die Kommunikation? Können die Mitarbeiter in der gewünschten Sprache kommunizieren und Auskunft geben?
  5. Zusatzleistungen
    Bietet das Unternehmen weitere Dienstleistungen wie z.B. Briefversand, Inkasso, usw. an?
  6. Professioneller Auftritt (Webseite, erster telefonischer Kontakt, …)
  7. Die Unternehmensgröße
    Sind genügend Kapazitäten für Ihre Anrufleistung vorhanden?
  8. Die Unternehmenskultur
  9. Die Qualität bei der Mitarbeiterauswahl und Weiterbildung
  10. Sympathisches Auftreten des Unternehmens

Sie überlegen Ihre Anrufe an ein virtuelles Sekretariat auszulagern?

Dann empfehlen wir bei der Auswahl folgende Vorgangsweise.

Führen Sie zuerst eine umfangreiche IST-Analyse durch. Somit wissen Sie konkrete Anforderungen die von dem richtigen Anbieter erfüllt werden müssen. Dafür ist es hilfreich, alle täglich anfallenden Arbeiten zu notieren und dementsprechend zu priorisieren.

Fragen, die Sie dabei bedenken sollten:

  • Welche Aufgaben planen Sie auszulagern?
  • Welche Verantwortlichkeiten behalten Sie in Eigenregie?
  • Zusätzlich ist es von Bedeutung, dass Sie eine klare Übersicht über die Anrufe haben, die täglich bei Ihnen eingehen. Wie hoch ist die Anrufanzahl pro Tag/Woche/Monat und welche durchschnittliche Gesprächsdauer ist festzustellen?

Zweitens: Ebenso ist es von großer Bedeutung, sich Gedanken darüber zu machen, welche Werte für Sie von Relevanz sind oder welche Werte der Dienstleister repräsentieren sollte. Anschließend können Sie diese Werte in einer übersichtlichen Tabelle zusammenfassen und nach Ihren Prioritäten ordnen. Bei benefit erleben wir oft, dass Unternehmer unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen, weil sie den Standort Deutschland schätzen und sich die damit einhergehende Sprache und Kommunikationsweise unbedingt wünschen.

Drittens: Schließlich empfiehlt es sich, Erfahrungen mit anderen Unternehmern auszutauschen, um wertvolle Einblicke aus Ihrer Branche zu gewinnen. Dennoch ist es ratsam, auch eine gezielte Internetrecherche durchzuführen. Dabei sollten Sie bei den potenziellen Dienstleistern besonders auf Transparenz achten.

Fragen, die dabei hilfreich sein können:

  • Wie transparent sind die Preise?
  • Gibt es einmalige Gebühren?
  • Wie hoch ist die monatliche Grundgebühr?
  • Gibt es einen Callpreis oder wird der Anruf nach Einheiten verrechnet? (Die Dauer der Einheit wird vom Dienstleister definiert.) Hier ist Vorsicht geboten, da es sonst bei der Abrechnung zu bösen Überraschungen kommen kann.
  • Gibt es eine Kündigungsfrist?
  • Welche Zusatzleistungen werden angeboten?
  • Können Sie das Telefonservice testen?

Zusammenfassung der Vorgangsweise

  1. Erstellen einer Ist-Analyse
  2. Erstellen einer Wertetabelle
  3. Recherche
  4. Testphase
  5. Analyse

Benefit als Ihr virtuelles Sekretariat

Gerne unterstützen wir Sie mit unserem Büro- und Telefonservice. Entdecken Sie unsere Angebote und zusätzlichen Dienstleistungen, darunter Briefversand und Inkassoservice. Seit 2014 bietet benefit einen Telefonservice für alle Branchen an und bietet individuelle Lösungen für Klein- und Mittelunternehmen. Mit den drei Paketen bietet benefit für jedes Bedürfnis das Passende an. Unsere benefit Crew garantiert eine professionelle und persönliche Betreuung Ihrer Anrufer. Natürlich bieten wir noch eine Menge andere Zusatzleistungen wie die Terminbuchung oder auch die E-Mail-Bearbeitung an.

Sie haben noch Fragen? Kein Problem, kontaktieren Sie uns einfach unter unserem Kontaktformular oder rufen Sie uns an unter 0800 100 2404. Wir freuen uns auf ein Gespräch mit Ihnen!

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