Die 10 wichtigsten Anforderungen an ein virtuelles Sekretariat sind:
1. Transparente Preise
Transparente Preise sollten die Grundlage der Entscheidung für ein virtuelles Sekretariat sein. Wenn ein Anbieter nicht von Anfang an, einfach und verständlich seine Preise offen legt, sollten Sie einen anderen Anbieter aufsuchen.
2. Monatliche Kündigungsfrist
Es gibt nichts schlimmeres, als von einem Anbieter in einem Vertrag gefangen gehalten zu werden. Eine monatliche Kündigungsfrist, ist gleichzeitig ein Qualitätsversprechen. Der Anbieter glaubt daran, dass Sie sein Service nie kündigen, weil Sie unzufrieden sind, sondern nur wenn Sie es tatsächlich nicht mehr benötigen.
3. Flexibilität des Unternehmens
Um verschiedene Anbieter miteinander vergleichen zu können, sollten Sie sich ansehen wie flexibel das Unternehmen ist. Ist das virtuelle Sekretariat sofort einsetzbar? Können Sie Erweiterungen innerhalb des Vertrags buchen? Bietet der Anbieter verschiedene Pakete an?
4. Sprachbarrieren
Sie sollten sich unbedingt überlegen welche Sprache Ihre Kunden sprechen und damit auch in dieser anrufen. Die Büroservicedienstleister sollte unbedingt die gewünschte Sprache anbieten, Deutsch und Englisch sind eine Grundvoraussetzung.
5. Weitere Dienstleistungen
Außerdem sollten Sie sich überlegen, ob das Unternehmen weitere Dienstleistungen anbietet. Weitere Dienstleistungen eines virtuellen Sekretariats können zum Beispiel Briefversand, Inkasso oder Lead Management sein.
6. Professioneller Auftritt
Überlegen Sie sich, wie Ihnen der Auftritt des Unternehmens gefällt. Was halten Sie von der Unternehmens-Webseite? Wie war der erste telefonische Kontakt?
7. Die Unternehmensgröße
Der Anbieter muss groß genug sein um Ihre Kapazitäten abzudecken. Sie sollten hier unbedingt beachten, ob Sie selbst eine Klein-, Mittel- oder Großunternehmen sind.
8. Die Unternehmenskultur
Bei diesem Punkt sollten Sie wieder darauf achten, wie sich der Anbieter präsentiert. Überdenken Sie Ihren ersten Eindruck der Unternehmenskultur. Passt dieser auch zu Ihren Werten?
9. Qualität
Prüfen Sie auch so gut Sie können im Vorhinein die Qualität der Anbieter. Wie zum Beispiel die Qualität bei der Mitarbeiterauswahl und Weiterbildung dieser.
10. Sympathie
Als letzten Schritt müssen Sie sich nur noch selbst die persönliche Frage stellen: Ist Ihnen der Auftritt der Firma sympathisch?
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