So kann Sie eine virtuelle Rezeption unterstützen

Verbessern Sie die Qualität Ihrer Rezeption mit einem Telefonservice

„Bitte warten – please hold the line“ ist eine oft gehörte Phrase am Telefon, die vielen Anrufern die letzten Nerven kostet. Wir leben in einer enorm schnelllebigen Umgebung in der Warten automatisch negativ assoziiert. Frei nach dem Spruch „Zeit ist Geld“ hat Warten einfach keinen Platz in unserer Gesellschaft. Das lange Warten in einer Warteschleife am Telefon ärgert viele Anrufer und gibt Ihnen das Gefühl Lebenszeit zu verschwenden. Helfen Sie Ihren Anrufern sich wohler zu fühlen und verkürzen Sie die Wartezeiten Ihres Unternehmen mit der Hilfe einer virtuellen Rezeption.

Die Rezeption als Aushängeschild des Unternehmens

Egal ob Patienten, Klienten, Besucher, Gäste oder Kunden, der Empfang bzw. die Rezeption ist die erste Anlaufstelle im Unternehmen. Hier entsteht der erste Eindruck, der oft entscheidend für die weitere Beziehungsgestaltung ist und letztlich auch zum Image und Erfolg eines Unternehmens beiträgt. Von Empfangsmitarbeitern wird erwartet, dass sie professionell, durchweg freundlich und am Telefon immer erreichbar sind. Die gleichzeitige Betreuung vor Ort und am Telefon stellt eine intensive Doppelbelastung für die Mitarbeiter dar, die leicht zu vermeiden ist.

Zu Stoßzeiten oder bei Abwesenheit von Mitarbeitern ist es nicht immer möglich, sofort zum Telefon zu greifen. Wenn Anrufer dann zu lange in der Warteschleife hängen, legen sie auf und ihr Problem oder Anliegen wurde nicht gelöst. Die Folge: Interessenten suchen nach Alternativen und potentielle Kunden gehen verloren.

Optimieren Sie Ihre Rezeption oder Ihren Empfang

Mit diesen zwei Möglichkeiten können Sie die Erreichbarkeit Ihrer Rezeption verbessern:

Zusätzliches Personal einstellenEine externe Unterstützung holen
Damit steigern Sie Ihre Erreichbarkeit am Telefon. Wenn mehrere Anrufe auf einmal bei Ihnen eingehen, können sich mehrere Personen um die Telefonannahme kümmern. Hier müssen Sie aber mit höheren Personal- und Lohnnebenkosten rechnen. Engpass-Probleme bei Urlaub oder Krankenstand werden bei dieser Möglichkeit allerdings nicht behoben.Wenn Sie eine virtuelle Rezeption nützen, profitieren Sie von einer Vielzahl an Mitarbeitern, die – je nach Bedarf – für Sie 24/7 zur Verfügung steht. Sie können flexibel auf Stoßzeiten reagieren und bezahlen pro eingegangenen Anruf. Darüber hinaus ist es möglich, den Telefonservice auch außerhalb der Öffnungszeiten auszuweiten.

Benefit Büroservice unterstützt Sie als virtuelle Rezeption

Vermeiden Sie Überforderung an Ihrer Rezeption, indem Sie die Telefonannahme an Benefit Büroservice auslagern. Wir entlasten Ihre Mitarbeiter im Arbeitsalltag und sorgen für mehr Kundenzufriedenheit durch kürzere Wartezeiten. Durch unsere virtuelle Rezeption garantieren wir Erreichbarkeit – auch in stressigen Zeiten. Bei Bedarf aktivieren Sie eine Rufumleitung oder leiten Anrufe, die Sie gerade nicht entgegennehmen können, an uns weiter. Wir nehmen dann die Anrufe entgegen, begrüßen die Anrufer mit Ihrem Firmennamen und helfen – mit Hilfe von vordefinierten Informationen. Anrufe können entweder an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet werden oder es werden nur die Daten des Anrufer aufgenommen und Ihnen per E-Mail oder SMS weitergeleitet. So geht Ihnen kein Anruf verloren.

Wenn Sie gerne unsere Hilfe als virtuelle Rezeption in Anspruch nehmen wollen, kontaktieren Sie uns jederzeit gerne.

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