7 ausschlaggebende Tools um Ihre Prozesse zu Digitalisieren

Die Digitalisierung – ein Trend, der in den letzten Jahren wichtiger den je wurde. Unternehmen sind dabei, ihre internen Prozesse umzustrukturieren und zu digitalisieren. Um die neuen Prozesse digital zu optimieren bedarf es an einigen Tools, die Unternehmen helfen die Digitalisierung voranzutreiben. Wir stellen Ihnen im folgenden jene Tools vor, die Benefit Büroservice im Arbeitsalltag nutzt.

Ausschlaggebende Tools für unsere Digitalisierung

1. Personalverwaltungssoftware

Eines der wichtigsten Tools ist die Software zur Verwaltung des Personals. Es gibt einfach gehaltene Tools aber auch All-In-Lösungen für die gesamte Personalverwaltung. Die wichtigsten Funktionen einer solchen Software sind jedoch die Zeiterfassung, Beantragung von Abwesenheiten sowie die Verwaltung der personenbezogenen Daten. Ein weiterer Vorteil von diversen Personalverwaltungssoftwares ist, die Integration des Recruiting Prozesses. Dadurch findet die Software im kompletten HR-Prozess seine Anwendung.

2. Cloud Telefonie

Bei uns als Telefondienstleister wurde das Telefonieren schon lange von der digitalen Cloud Telefonie abgelöst. Eine VoIP Anlage ermöglicht es uns, kosteneffizient über unsere Rechnernetze zu telefonieren. In diesem Bereich gibt es viele verschiedene Anbieter. Bei der Auswahl unseres Anbieters haben wir besonders auf die Themen Funktionsumfang, Ausfallsicherheit und Datenschutz geachtet. Mit unserem Anbieter haben wir bereits einen perfekten Partner gefunden, mit dem wir unsere Telefonie auf ein neues Level heben konnten.

3. Schulungsplattform

Unsere Mitarbeiter werden laufend geschult, um unseren Kunden die bestmögliche Qualität bieten zu können. Hierfür nutzen wir unsere eigene digitale Schulungsplattform. Unsere Qualitätsmanagerin legt hier laufend neue Lektionen an, welche jederzeit von unseren Mitarbeitern erledigt werden können. Bestehende Lektionen können bei Bedarf wiederholt oder sogar erweitert werden. Der Vorteil der digitalen Software ist, dass wir immer im Überblick haben, wer welche Lektion bereits absolviert hat.

4. Pausentool

Pausen sind ein wichtiger Bestandteil eines Arbeitsalltags um produktiv zu arbeiten. Mit unserem selbst kreierten digitalen Pausentool haben wir schon längt die altmodischen Pausenschilder am Arbeitsplatz abgelöst. Unser Tool garantiert, dass jederzeit jemand verfügbar ist und zeigt unseren Mitarbeitern wann sie Pause machen können oder ob sie lieber noch 5 Minuten warten sollten. Dadurch garantieren wir immer die kurzmöglichste Wartezeit am Telefon.

5. Projektmanagementtool

Arbeiten mehrere Menschen zusammen, benötigt es eine Teamstruktur. Mit digitalen Projektmanagementtools vereinfachen Sie kurzer Hand die Zusammenarbeit an den unterschiedlichsten Projekten. Es gibt zahlreiche Anbieter von Projektmanagement Softwares. Wir nutzen unser Tool hauptsächlich, um Projekte zu koordinieren und einen allgemeinen Überblick über die Auslastung der jeweiligen Mitarbeiter zu haben. Projekte selbst können in der Software mit Notizen versehen werden oder von den zuständigen Mitarbeitern bearbeitet und aktualisiert werden. Um nicht nur organisiert sondern auch zeitgerecht zu arbeiten können alle Aufgaben mit einem Fälligkeitsdatum versehen werden.

6. Online-Meetings Software

Dieses Tool wurde in den letzten Jahren wichtiger den je. Mit Online-Meeting Tools gelingt es unserem Team, tagtäglich, egal ob im Büro oder im Homeoffice, Meetings abzuhalten und in Kontakt zu bleiben. Durch diese Ortsunabhängigkeit ist es uns möglich, vollkommen flexibel zu arbeiten. Einige dieser Online-Meeting Softwares bieten zusätzlich noch eine Kalenderfunktion, welche mithilfe eines integrierten Terminfindungstool die Terminsuche super einfach gestalten.

7. Webanwendungen für eine einfache Zusammenarbeit

Mithilfe eines Content-Management-System ist es uns möglich abteilungsübergreifend und schnell miteinander Dokumente zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten. Dabei werden ganz einfach Berechtigungen an die jeweiligen Mitarbeiter vergeben und festgelegt, wer welche Ordner ansehen und bearbeiten darf. Anschließend kann in der Webanwendung zeitgleich gearbeitet werden. Zusätzlich dazu kann bei manchen Webanwendungen das Design angepasst werden. Sie können dies nutzen und die Farben direkt an Ihr Corporate Design anpassen und gegebenenfalls Ihr Logo einfügen.

 

Mit Benefit Büroservice zu den geeigneten Tools der Digitalisierung

Wir helfen Ihnen gerne dabei Ihre Prozesse zu digitalisieren und optimieren. Unsere Experten beraten Sie umfangreich und zeigen Ihnen individuell angepasste Tools für Ihr Unternehmen.

Kontaktieren Sie uns gerne telefonisch unter +49 800 5888 955 oder nutzen Sie Kontaktformular. Wir freuen uns mit Ihnen durchzustarten!

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