Richtig Telefonieren – so funktioniert´s

Ein Telefonat führen – kinderleicht, oder? Nicht immer. Deshalb greift man manchmal lieber zur E-Mail. Dennoch erfordern bestimmte Situationen den Griff zum Hörer. Hier können die nachfolgenden Tipps unserer Telefonist*innen den entscheidenden Unterschied ausmachen. Denn auch beim Telefonieren gilt: Der erste Eindruck zählt!

Ich bin Nina und kenne die Feinheiten eines Telefonats. Lesen Sie weiter, um die sechs wichtigsten Tipps kennenzulernen, die ich aus meiner langjährigen Erfahrung als telefonische Serviceberaterin gewonnen habe.

6 Tipps von einer Telefonistin für ein gelungenes Gespräch

Einmal durchatmen – los geht’s!
Vor einem Gespräch kann die Nervosität steigen und einen lediglich „lahm“ legen. Nicht den Kopf verlieren – tief durchatmen und ein Schluck Wasser – können Wunder bewirken. Danach kann man nicht nur besser denken, sondern auch besser den Fokus behalten.
Überblick geben
Am Anfang des Gesprächs ist es immer angenehm für die Gegenüber zu erfahren, warum er oder sie angerufen wird. Also erwähnen Sie auf alle Fälle, wer Sie sind, warum Sie anrufen und wie lange das Gespräch dauern wird. Damit wissen Ihre Gesprächspartner*innen immer sofort, was sie in den nächsten Minuten erwarten wird.
Stimme beachten
Da man bei einem Telefonat die Gegenüber nicht sehen kann, ist die Stimme für die Stimmung im Gespräch ausschlaggebend. Achten Sie auf die Dynamik in Ihrer Stimme. Dabei können Stimmübungen hilfreich sein, die Sie warm und sympathisch klingen lassen. Strahlen Sie Ruhe durch Ihre Stimme aus – das beruhigt automatisch ihre Gegenüber. Außerdem sollten Sie auf Ihr Sprechtempo achten. Machen Sie kurze Sprechpausen, in denen Ihr Gesprächspartner das Gesagte verarbeiten kann und Gelegenheit hat, Fragen zu stellen.
Monologe vermeiden
Vergessen Sie bei einem Telefongespräch nicht auf Ihre Gesprächspartner. Versuchen Sie nicht nur Ihr Anliegen strukturiert und klar zu vermitteln, sondern Ihre Gegenüber in das Gespräch mit einzubeziehen. Zeigen Sie Interesse an der Meinung Ihrer Gesprächspartner. Zudem bietet es sich an, Fragen zu stellen, um etwaige Einwände oder auch offene Fragen zu beseitigen.
Fassen Sie zusammen
Innerhalb eines Gesprächs wird oft versucht viele Informationen auf einmal zu vermitteln. Dies kann die Gegenüber leicht den Überblick verlieren lassen. Damit die Gesprächspartner am Ende auch die wichtigsten Informationen erfasst haben, ist eine Zusammenfassung am Schluss hilfreich. Darüber hinaus ist ein Überblick über den weiteren Verlauf des Anliegens praktisch.
Kühlen Kopf bewahren
Emotionales wird oft einfach in das nächste Gespräch mitgenommen und den Nächstbesten entgegen geschleudert. Seien Sie darauf vorbereitet und nehmen Sie es nicht persönlich oder gar zu Herzen. Versuchen Sie dem Gegenüber ein gutes Gefühl zu vermitteln und ihn bzw. sie zu beruhigen. Hören Sie aufmerksam zu, ein offenes Ohr kann oft schon Wunder bewirken.

Professionelle Telefonist*innen bei benefit

Ich, Nina, gehöre zu den erfahrenen Serviceberater*innen bei benefit. Unser Team ist dafür da, Ihre Anrufe entgegenzunehmen, wenn Sie gerade nicht verfügbar sind. Uns liegt eine persönliche und fachkundige Betreuung Ihrer Anrufer*innen sehr am Herzen. Mit unseren Servicepaketen bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Anrufe nach Ihren Wünschen umzuleiten, genau dann, wenn es für Sie am besten passt.

Falls Sie daran interessiert sind, die Telefondienste von benefit zu nutzen, stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung. Sie können uns unter 0800 100 2404 erreichen oder unser Kontaktformular verwenden, um uns zu kontaktieren.

Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören!