Zum erfolgreichen Gespräch mit einem Telefonleitfaden

Wozu benötigen Sie einen Telefonleitfaden?

„Können Sie das nochmal wiederholen? Äääähm… was war bitte Ihr Anliegen?“

Am wichtigsten ist es das Anliegen des Anrufers aus dem Gespräch herauszufiltern. Den Namen des Anrufers herauszufinden ist schon viele Personen ein Problem. Doch hier kann man im Notfall auch mehrfach nachfragen. Um die Essenz des Anrufes zu erfassen, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

  • Was möchte ich am Ende des Anrufs erreicht haben? Was sind die Ziele des Gesprächs?
  • Welche Vorteile habe ich in diesem Gespräch? Was sind die Vorteile meines Gesprächspartners?
  • Wer ist mein Gesprächspartner genau? Was sind seine Ziele?

Am besten Sie befolgen die genauen Schritte eines Telefonleitfadens, dann kann bei Ihrem Gespräch (fast) nichts schiefgehen!

Schritte des Telefonleitfadens

Vor dem Telefonat:

  • Bevor Sie zum Hörer greifen, ist es wichtig, alle notwendigen Dokumente und Unterlagen vorzubereiten. Schreiben Sie mögliche Fragen auf und bereiten Sie sich gut auf das Gespräch vor. Damit Sie das Telefonat ohne lästige Unterbrechungen führen können, sollten Sie einfach vorbereitet sein.
  • Bevor Sie mit dem Telefonat beginnen, sollten Sie ein Lächeln aufsetzen. Das wirkt sich positiv auf Ihre Stimme aus und wirkt damit einladend auf Ihren Gesprächspartner.

Während dem Telefonat:

  • Sie sollten Ihren Gesprächspartner immer mit Ihrem Firmennamen und dann mit Ihrem Namen begrüßen. Wir empfehlen Ihnen auch einen persönlichen Begrüßungstext hinzufügen, um die Begrüßung freundlicher zu gestalten. Zum Beispiel: Benefit-Büroservice, Hansi Huber spricht. Guten Morgen aus Müchen!
  • Fragen Sie immer nach dem Namen Ihres Gesprächspartners, falls Sie den Namen noch nicht wissen. Dann fügen Sie den Namen ein- oder zweimal in das Gespräch ein. Das macht auch auf Ihren Gesprächspartner einen positiven und persönlichen Eindruck und so bleiben Sie dem Partner im Gedächtnis.
  • Sie sollten auf jeden Fall langsam sprechen – das ist besonders wichtig! Ihr Gesprächspartner wird Sie viel besser verstehen, wenn Sie maximal vier Silben pro Sekunde aussprechen.
  • Sie sollten auf auf eine klare Aussprache achten, so vermeiden Sie viele Missverständnisse.
  • Verwenden Sie immer das Buchstabier-Alphabet, um Fehler beziehungsweise Missverständnisses zu vermeiden. Das hat vor allem Relevanz bei Namen, Adressen oder sonstigen Kundendaten.
  • Wenn Sie jemanden anrufen, der gerade nicht erreichbar ist, fragen Sie genau nach, wann Sie wieder anrufen sollen. Dies gilt auch umgekehrt.
  • Vermeiden Sie es, Dinge zu sagen wie „Davon weiß ich nichts“ oder „Das haben wir nicht auf Lager“. Halten Sie sich lieber an positive Aussagen wie „Ich suche Ihnen rasch die richtige Kontaktperson aus“.
  • Freundlichkeit ist das A und O – sagen Sie immer Danke und Bitte!
  • Die Verabschiedung sollte immer freundlich sein und dem Anrufer ein gutes Gefühl hinterlassen. Außerdem sollte für beide Seiten klar sein, was die nächsten Schritte sind.

Telefongespräche bei Benefit Büroservice

Benefit Büroservice ist professioneller Anbieter von Telefonservice. Unsere Mitarbeiter werden regelmäßig geschult und beherrschen deswegen den Telefonleitfaden ideal. Mit Hilfe des Telefonleitfadens können unsere Mitarbeiter Ihre Kunden und Gesprächspartner  professionell, kompetent und freundlich betreuen. Wenn Sie sich dafür entscheiden Ihre Telefonannahme auszulagern, können Sie sich besser auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren. Wir erleichtern Ihnen den Büroalltag und nehmen Ihre Anrufe professionell entgegen.

Wir beraten Sie gerne dazu – kontaktieren Sie uns einfach hier. Oder rufen Sie uns an unter +49 800 5888 955. Wir freuen uns auf ein Gespräch mit Ihnen!