Ein gutes Telefongespräch braucht Struktur

Ihre perfekte Telefongespräch Struktur:

Auch in Zeiten des Video-Chattens und des E-Mail und Kurznachrichten Schreibens, sind Telefongespräche aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Denn egal wie weit die Digitalisierung und Automatisierung voranschreitet, das Telefon ist und bleibt ein essenzielles Kommunikationsmittel zwischen Kunden, Geschäftspartnern und Unternehmen!

Um verschiedensten Stolpersteinen beim Telefonieren aus dem Weg zu gehen, haben wir nachfolgend einige Tipps und Tricks für Sie zusammengestellt.

Vor Beginn:

  • Damit Ihr Telefongespräch Struktur hat sollten Sie, bevor Sie überhaupt ans Telefonieren denken, alle nötigen Informationen, Unterlagen, Dokumente etc. vorbereiten, um bestmöglich auf das Telefonat vorbereitet zu sein und dieses ohne Unterbrechungen führen zu können.
  • Außerdem sollten Sie ein breites Lächeln auf Ihr Gesicht zaubern, denn das wirkt sich auf Ihre Stimmlage und somit auch auf Ihren Gesprächspartner, positiv aus.

Währenddessen:

  • Zur Begrüßung sollten Sie Ihren Gesprächspartner stets mit Ihrem Firmennamen und Ihrem Namen begrüßen, damit dieser genau weiß woran er ist. Eine Begrüßungsfloskel kann auch noch hinzugefügt werden.
  • Als nächsten Schritt erfragen Sie, falls Sie diesen noch nicht kennen, den Namen Ihres Gesprächspartners. Erwähnen Sie diesen während des Telefonats ein bis zwei Mal, so hinterlassen Sie eine persönliche Note und einen guten Eindruck.
  • Sprechen Sie in einem angenehmen und vor allem gut verständlichen Tempo. Vier Silben pro Sekunde sind am idealsten für das Verständnis.
  • Auch deutlich zu sprechen ist wichtig! Zum einen für das Verständnis, zum anderen auch um Missverständnisse zu vermeiden.
  • Um Fehler zu vermeiden sollte außerdem bei Namen, Adressen etc. das Buchstabieralphabet angewendet werden.
  • Wenn jemand eine bestimmte Person sprechen möchte, die im Moment nicht erreichbar ist, dann sagen Sie dem Anrufer am besten nur wann sie wieder da ist und nicht wo sie sich im Moment befindet. „Frau X ist um 14 Uhr wieder für Sie erreichbar“ klingt professioneller als „Frau X ist grade auf Mittagspause“.
  • Phrasen wie „kann ich nicht“, „geht nicht“, „haben wir nicht“, „da kenn ich mich nicht aus“ etc. sollten Sie auf jeden Fall vermeiden! Versuchen Sie immer mit Ihrem Gesprächspartner gemeinsam einen Lösungsweg zu finden oder diesen freundlich an eine geeignetere Person verbinden.
  • Danke und Bitte sagen – höflich sein nicht vergessen 🙂
  • Am Ende des Gesprächs kann noch einmal eine Zusammenfassung Ihrerseits gegeben werden, um im Klaren auseinander zu gehen.
  • Die Verabschiedung sollte auf jeden Fall freundlich sein und das Gespräch mit einem guten Gefühl abrunden.

Und das Wichtigste:

  • Damit man überhaupt ein Telefongespräch mit Ihnen führen kann müssen Sie erreichbar sein!

Bei dieser Herausforderung kann Ihnen Benefit Büroservice behilflich sein. Wir sind ein Telefonservice, das bedeutet wir nehmen Ihre Anrufe in Ihrem Namen für Sie entgegen und kümmern uns kompetent um die Anliegen Ihrer Anrufer. Unsere Telefonisten beherrschen all diese Tipps und Tricks natürlich schon lange und können sich so professionell und freundlich um Ihre Kunden kümmern. Wir sind optimal auf Ihre Gespräche vorbereitet und wickeln diese ohne Probleme ab. Im Nachhinein erhalten Sie eine Anrufnotiz mit den wichtigsten Infos zum Gespräch. Wir leben qualitativ hochwertige Telefongespräch Struktur und können Ihnen gerne in Ihrem Büroalltag unter die Arme greifen.

Mit unserem Smart 24 Paket können Sie sogar rund um die Uhr erreichbar bleiben.

Bei Fragen kontaktieren Sie uns gerne oder testen Sie unseren Service gleich hier 7 Tage kostenlos.

 

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