✆ Telefon Knigge – So telefonieren Sie richtig

Telefon Knigge von Benefit Büroservice

Jeder tut es – meistens sogar täglich und mehrfach. Telefonieren! Aus diesem Grund denken viele, dass es keine große Sache sei, geschweige denn, dass man dafür üben müsste. Außerdem ist das Telefon doch das Kommunikationsmittel schlecht hin – so schwierig kann es also nicht sein. Oder doch? Gibt es da nicht vielleicht doch Dinge, auf die man achten sollte? Verläuft vielleicht doch nicht immer alles ganz optimal, wenn man einfach mal so drauf los telefoniert? Hat man sich vielleicht Dinge angewöhnt, die einem gar nicht auffallen, die aber auf andere sehr unprofessionell wirken? Nachfolgend haben wir in unserem Telefon Knigge unsere wichtigsten Tipps zusammengesammelt. Denn auch Telefonieren will gelernt sein.

Ein paar Grundregeln:

Wie schon erwähnt ist das Telefon in unserer heutigen Zeit das Kommunikationsmittel schlecht hin. Und gerade bei der Kommunikation ist der Eindruck, den man hinterlässt, wichtig und oftmals entscheidend für die Person am anderen Ende der Leitung. Aus diesem Grund sollten ein paar Dinge Grundvoraussetzung sein. Einerseits sollten ein freundlicher und offener Umgangston und eine kompetente und freundliche Herangehensweise zum Alltag gehören. Andererseits sollte man auf seine Ausstrahlung achten. Am Telefon kann einen der Gesprächspartner zwar nicht sehen, das macht die Sache aber oftmals nur noch schwerer. Man muss durch Stimme, Wortwahl und Ton eine quasi nicht sichtbare Ausstrahlung erschaffen, mit der man den Gegenüber überzeugen kann. Schließlich ist ein professionelles Kundengespräch oftmals ausschlaggebend für eine spätere Geschäftsbeziehung. Wer kompetent telefonieren kann, dem traut man auch professionelle Geschäfte zu.

 

Tipps aus unserem Telefon Knigge:

  • Wichtig ist, dass Sie von Anfang an eine positive Ausstrahlung vermitteln. Der Anrufer am anderen Ende der Leitung kann Sie zwar nicht sehen, mit einem Lächeln im Gesicht klingen Sie aber gleich um einiges enthusiastischer und motivierter. Seien Sie selbstsicher und entspannt, denn das Gespräch fließt gleich besser, wenn Körper und Stimme locker sind. Ihr Gesprächspartner hört sofort an Ihrer Stimmlage, wie wichtig Ihnen das Gespräch ist und wie konzentriert sie sind.
  • Achten Sie auf eine deutliche Aussprache. Ihr Gesprächspartner muss Sie, ohne Schwierigkeiten, gut verstehen können. Ob Sie wie eine Telefonistin flöten, mit tiefer Stimme flüstern, oder leise in sich hinein nuscheln, sagt einiges über Ihre Motivation aus. Zusätzlich müssen Sie auch auf Ihre Sprechgeschwindigkeit achten. Durch schnelles Sprechen sind Sie sehr wahrscheinlich schwerer zu verstehen. Oft kann das zu Missverständnissen führen, da es dem Anrufer unangenehm ist, nachzufragen.
  • Wir raten Ihnen auch, sich gleich am Anfang des Gesprächs den Namen des Anrufers zu notieren. Im Laufe des Telefonats sollten Sie den Anrufer ein-, zweimal direkt mit seinem Namen ansprechen. Das zeigt Interesse und wirkt persönlicher. Versuchen Sie aber, es nicht zu übertreiben, da es sonst aufgesetzt wirken könnte.
  • Ein wichtiger Punkt ist auch, dass Sie Ihren Gesprächspartner immer ausreden lassen. Hören Sie aktiv zu, und geben Sie hin und wieder zustimmende Laute von sich. Wenn sich der Anrufer wohl und bestätigt fühlt, steigen Ihre Chancen auf einen erfolgreichen Geschäftsabschluss.
  • Zusätzlich sollten Sie Fachkenntnisse haben. Wenn ein Kunde anruft und eine Frage stellt, sollte sein Gegenüber sofort, genau wissen worum es geht und wovon der Anrufer spricht. Falls Sie selber die Antwort auf die Frage nicht kennen, empfehlen wir, mit dem Fragenden gemeinsam eine Lösung zu finden. Sagen Sie keinesfalls „das weiß ich nicht“ sondern erklären Sie Ihrem Gesprächspartner, dass Sie sich sofort mit ihm gemeinsam um eine Lösung bemühen.
  • Was tun wenn die vom Anrufer gewünschte Person, im Moment nicht zu sprechen ist? Grundsätzlich sollten Sie dem Anrufer nicht sagen WO die Person gerade ist, sondern Wann Sie wieder erreichbar sein wird. Es hört sich beispielsweise um einiges besser an, zu sagen: „Frau X ist ab 15 Uhr wieder erreichbar“ als „Frau X ist auf Mittagspause“
  • Das Wichtigste ist aber auf jeden Fall, immer abzuheben! Wenn der Kunde Sie nicht erreicht, dann bringen auch die Tipps aus unserem Telefon Knigge nichts. Auch lange Wartezeiten wirken abschreckend oder auch unprofessionell auf den Anrufer. Muss dieser lange warten bis jemand am anderen Ende der Leitung abhebt, ist er möglicherweise schon negativ eingestimmt, bevor Sie das Gespräch überhaupt beginnen.

 

Die Lösung von Benefit Büroservice

Wir von Benefit Büroservice haben jahrelange Erfahrung im Telefonieren und im Umgang mit Kunden! Unsere Telefonisten werden regelmäßig geschult und Qualität steht bei uns an erster Stelle. Mit unserem Telefonservice können wir Ihnen perfektes Telefonieren, durchgehende Erreichbarkeit und zu 100% zufriedene Kunden garantieren.

Wenn Sie Ihre Anrufe verpassen, dann helfen auch all die Tipps aus unserem Telefon Knigge nicht mehr. Kunden können in so einem Fall zwar auf Ihren Anrufbeantworter sprechen, das wirkt aber um einiges unpersönlicher und unprofessioneller, als wenn jemand sich persönlich um Ihre Kunden kümmert. Jemanden einzustellen der sich rund um die Uhr um Ihre Telefonate kümmert ist aber oftmals mit sehr hohen Kosten verbunden.

Aus diesem Grund sollten Sie sich für eines unserer Telefonservice Pakete entscheiden.

Wir von Benefit Büroservice sind ein kompetentes, motiviertes Team von Telefonistinnen und Telefonisten, mit jahrelanger Erfahrung. Ihre Anrufe werden von uns in Ihrem Namen entgegengenommen, Daten werden notiert, die wichtigsten Infos zusammengefasst und Ihre Kunden werden professionell betreut. Wir vereinbaren Termine, informieren über Abwesenheit, vermitteln zur richtigen Ansprechperson, stellen bei Bedarf durch und vieles mehr! Wir fassen Ihnen nach jedem Anruf in einer Anrufinformation die wichtigsten Informationen zusammen, damit Sie immer auf dem neuesten Stand sind und bei einem Rückruf schon genau wissen worum es geht.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bestellen Sie doch gleich eines unserer Pakete oder kontaktieren Sie uns bei weiteren Fragen. Wir sind gerne für Sie da und geben Ihnen Antworten.

 

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