▶ Welche Arten von Sekretärin Vertretung gibt es?

Es ist ganz normal, dass eine Sekretärin einmal ausfällt. Das kann in jedem Unternehmen passieren und aus den verschiedensten Gründen. Einerseits ist es möglich, dass Ihre Sekretärin einfach in den lang geplanten Urlaub fährt. Andererseits kann es vorkommen, dass sie spontan ausfällt. Aufrund von Krankheit, privaten Problemen oder weil sie sich Pflegeurlaub nimmt. Auf jeden Fall ist es dann notwendig eine Art der Sekretärin Vertretung zu organisieren. Eine Sekretärin hat eine vielfältige Palette an Aufgaben zu erledigen. Und zumindest ein Teil dieser Aufgaben sollte auch in ihrer Abwesenheit erledigt werden. Insofern sollte allenfalls das Telefon abgenommen werden, damit keine Anfragen oder potentielle Kunden verloren gehen.

 

Sekretärin Vertretung für Ihr Unternehmen

Sofern der Fall eintritt und Sie eine Vertretung für Ihre Sekretärin benötigen, sollten Sie rasch handeln. Sie sollten sich überlegen, welche Form der Vertretung Sie einsetzen möchten. Es gibt verschiedene Arten eine passende Vertretung zu organisieren.

  • eine Kollegin aus dem Nachbarbüro
  • ein Lehrling
  • eine Aushilfe
  • eine externe Vertretung
  • oder gar keine Vertretung

Alle Möglichkeiten bieten verschiedene Vorteile, aber natürlich auch Nachteile. So kennt natürlich die Kollegin aus dem Nachbarbüro das Unternehmen, die Kolleginnen und die Abläufe bereits gut. Dies erspart den beiden viele Absprachen und Erklärungen. Leider besteht hier die Gefahr, dass während der Abwesenheitszeit die Aufgaben nur ungenau und nebenbei erledigt werden. Da die Kollegin logischerweise ebenfalls viele Arbeiten zu erledigen hat. Bei der Nutzung einer Aushilfe, stellt es sich oft als schwer heraus die Stunden für den kurzen Zeitraum aufzustocken. Und natürlich hat nicht jedes Unternehmen Aushilfen angestellt. Bei der Nutzung einer externen Vertretung durch eine Agentur muss sehr viel erklärt werden. Außerdem ist es notwendig Passwörter und Zugangsrechte weiterzugeben. Der schlechteste Weg ist es jedoch gar keine Vertretung zu organisieren. Denn dann bleibt die Arbeit einfach liegen oder Ihre Sekretärin wird häufig in ihrer freien Zeit gestört. Beides sollte nicht vorkommen.

 

Unsere Empfehlung für Ihre Vertretung

Bei Benefit Büroservice empfehlen wir eine telefonische Vertretung zu nutzen. Am Besten nutzen Sie einen Telefonserviceanbieter, der Ihre Anrufe entgegen nimmt und Ihnen dann Gesprächsnotizen weiterleitet. Ihre Kunden haben so einen persönlichen Ansprechpartner. Viele Anfragen können die Call Agents sofort beantworten. Die restlichen Anrufe, die nicht sofort beantwortet werden konnten, sind notiert und Ihre Sekretärin kann sich darum kümmern, wenn sie wieder zurück ist.

Wir empfehlen Ihnen unser Paket Flex 7. Mit diesem können Sie an 7 Tagen im Monat, Ihre Anrufe an uns auslagern. So nützen Sie den Service nur dann, wenn Sie ihn auch wirklich benötigen. Ihre Telefonate werden dann, an den von Ihnen gewünschten Tagen, von 9 Uhr bis 17 Uhr, an unsere Mitarbeiter weitergeleitet.

Sollten Sie unseren Service an mehr als 7 Tagen im Monat brauchen, ist das natürlich auch möglich. Hier finden Sie eine Übersicht über unsere Produkte.

Buchen Sie jetzt gleich eines unserer Pakete und sichern Sie sich Ihre telefonische Vertretung!

 

Wir können folgende Aufgaben für Sie übernehmen:

  • Professionelle Anrufannahme auf Deutsch und Englisch
  • Aufnahme und Weiterleitung von Gesprächsinformationen per E-Mail oder SMS
  • Weitergabe von Informationen an die Anrufer (Information über den Urlaub, Dauer des Urlaubs, Öffnungszeiten etc.)
  • Terminvereinbarung in einem Online Terminkalender (ab dem Basis Paket inkludiert)

 

Und so funktioniert’s:

Nachdem Ihre Buchung bei uns eingelangt ist, hinterlassen Sie uns Ihren Meldetext. Mit diesem Meldetext heben wir dann für Sie ab. Zudem können Sie uns Informationen hinterlegen, welche wir an Ihre Anrufer weitergeben sollen. Sobald nun ein Anruf auf Ihre Nummer eingeht, heben unsere Mitarbeiter mit dem hinterlegten Meldetext ab und informieren Ihre Anrufer ganz nach Ihren Vorgaben. Zum Schluss wird Ihnen eine Anrufinformation mit Namen, Telefonnummer und Anrufgrund weitergeleitet.

 

Haben Sie noch Fragen? Oder möchten Sie das Paket sofort bestellen? Kontaktieren Sie uns gerne – wir freuen uns auf ein Gespräch mit Ihnen!

NichtErreichbar