Sekretärin einstellen vs. outsourcen

Personalmangel im Sekretariat

Eine gute Sekretärin ist in einem Unternehmen unersetzlich. Sie übernimmt eine Menge an administrativen und organisatorischen Aufgaben im Büro. Ihre Tätigkeiten umfassen den Schriftverkehr, die Betreuung von Anrufen, die Terminkoordination, die Erstellung von Unterlagen oder je nach Art und Größe des Unternehmens auch weitere Aufgaben. Das Sekretariat wird oft als Dreh- und Angelpunkt eines Unternehmens wahrgenommen. Es ist das Aushängeschild und vermittelt somit den ersten Eindruck nach außen.

Wenn die Sekretärin krank wird, auf Urlaub ist oder allein die Arbeit nicht mehr schafft, muss das Unternehmen schnell eine Lösung finden. Eine naheliegende Option ist die Einstellung einer neuen Sekretärin. Jedoch fallen hierbei weitere hohe Personalkosten an, ebenso ist dieser Ansatz zu kurz gedacht. Krankheit, Urlaub oder auch Karenz sind wieder auftauchende Problematiken. Ein weiterer möglicher Lösungsansatz liegt im Outsourcing Ihres Sekretariats. Aber was ist eigentlich Outsourcing und welche Vorteile ergeben sich daraus?

Outsourcing als kostengünstiger Lösungsansatz

Outsourcing bedeutet das Abgeben von Arbeitsbereichen an externe Unternehmen und ermöglicht es, sich voll und ganz auf die eigenen Kerngebiete zu konzentrieren. Die Auslagerung des Sekretariats kann sowohl für Großunternehmen als auch für Klein- und Mittelunternehmen (KMU) interessant sein. Speziell bei KMUs sind oft keine finanziellen Mittel für ein eigenes Sekretariat vorhanden, sodass sich Outsourcing als kosteneffiziente Lösung anbietet.

Spezifisch bietet Outsourcing für Sie folgende Vorteile:

  • Kostenreduktion: Hat man gerade ein Unternehmen gegründet oder befindet sich in der Wachstumsphase versucht man die Kosten so gering wie möglich zu halten. Personalkosten sind Fixkosten, die ein Unternehmen recht deutlich spürt. Daher bietet es sich an einfache Bürotätigkeiten wie beispielsweise den Telefonservice an externe Dienstleister abzugeben.
  • Personalmangel: Meist muss die Einstellung einer Sekretärin recht schnell gehen. Jedoch ist die Suche für qualifiziertes Personal und die Einschulungsphase sehr zeitaufwändig. Nicht zu vergessen sind die mit einhergehenden Kosten für die Suche und die Einschulung des Personals. Hingegen ist Outsourcing nicht nur zeit- sondern auch kosteneffizient.
  • Qualitätssteigerung: Externe Dienstleister sind genau wie Sie Spezialisten in ihrem Fachbereich. Gut geschultes und professionelles Personal ermöglicht ein schnelleres Abwickeln von Kundenanfragen, sodass die Zufriedenheit der Kunden steigt.
  • Steigende Effizienz: Wenn man mit dem Kopf überall gleichzeitig sein muss, kann man kaum von einer effizienten Arbeitsweise sprechen. Indem Arbeitsbereiche abgegeben werden, kann der Fokus auf die Kernkompetenzen gelegt werden und ein konzentriertes Arbeiten ist möglich.
  • Flexibilität: Das Outsourcen von Aufgaben kann vor allem in saisonal stark ausgelasteten Branchen sehr hilfreich sein. Darüber hinaus bietet sich in Wachstumsphasen die Inanspruchnahme von externen Dienstleistern an. Dies verhindert ein Überlasten von Mitarbeitern, sodass Kunden keine Wartezeiten in Kauf nehmen müssen.

Outsourcen Ihres Sekretariats leicht gemacht

Oft muss es recht schnell gehen, wenn das Sekretariat die anfallende Arbeit nicht mehr stemmen kann. Benefit Büroservice ermöglicht das Outsourcen Ihres Sekretariats ganz unkompliziert und ist bereits in 10 Minuten einsatzbereit. Ob Sie nun dauerhaft oder nur in bestimmten Zeiten Ihre Anrufe zu uns umleiten möchten, unsere Pakete bieten für jede Anforderung das passende Angebot. Wir können für Sie nicht nur die Anrufannahme übernehmen, sondern beispielsweise auch Termine koordinieren oder auch allgemeine Auskünfte nach Ihren Vorgaben geben. Erfahren Sie hier mehr über unseren Service!

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