Zuerst einmal sollte der Begriff Outbound Telefonservice genauer definiert werden, damit sichergestellt werden kann, wie dieser am besten genutzt werden kann.
Was ist die Definition eines Telefonservice?
Die Aufgabe eines Telefonservice ist es Ihre Anrufe in Ihrem Namen entgegenzunehmen und nach Ihren Wünschen zu bearbeiten. Abhängig vom ausgewählten Paket ist es möglich Ihre Anrufe an den Telefonservice weiterzuleiten. Sie können selbst entscheiden, wann Sie Ihre Anrufe umleiteten. Diese Anrufe werden dann von unseren Kundenservice-Mitarbeitern entgegengenommen und mit größter Sorgfalt bearbeitet. Der Vorteil eines Telefonservice ist einerseits Ihre bessere Erreichbarkeit für Kunden und andererseits können Sie sich voll und ganz auf Ihre Kerntätigkeiten konzentrieren. Zur Anrufannahme können zudem auch Aufgaben wie E-Mail Korrespondenz, Online-Terminkoordination und die Beantwortung von häufig gestellten Fragen (FAQs) vom Telefonservice übernommen werden.
Was bedeutet Outbound?
Bei dem Wort Outbound geht es darum von wo der Anruf ausgeht. Ein Inbound Anruf geht ein beim Telefonservice und ein Outbound Anruf geht vom Telefonservice aus. Also das heißt wir können einerseits Anrufe in Ihrem Namen entgegennehmen und andererseits auch Anrufe für Sie tätigen. Beispiele für einen Outbound Anruf sind Umfragen, Terminstornierungen Ihrerseits, Informationsaussendungen über neue Produkte oder Dienstleistungen.
So funktioniert ein Outbound Telefonservice!
All unsere Outbound-Projekte werden alle von uns in drei Phasen bearbeitet. Anhand des Beispiels eines Mystery-Calls-Projekts wollen wir Ihnen veranschaulichen wie mit diesen Projekten vorgehen.
Sie berichten uns über Ihre Anliegen und Vorstellungen
Am Anfang erzählen Sie über Ihre Anliegen und wir werden gemeinsam Ziele setzten. Wir beraten Sie natürlich gerne, damit Sie das beste Paket wählen können. Mit allen notwendigen Informationen von Ihnen vereinbaren wir mit Ihnen einen einheitlichen Ablauf der Outbound-Anrufe.
Danach würden wir vereinbaren wie viele Anrufe von uns pro Woche getätigt werden sollen und an welchen Tagen diese stattfinden sollen. Im Falle des Mystery-Call-Projekts vereinbaren wir beispielsweise 100 Anrufe pro Woche, welche an mindestens 3 Tagen verteilt werden. Das Ziel ist es innerhalb von 4 Wochen auf 400 Bewertungen durchzuführen.
Zusammen eine Strategie entwickeln
In Phase 2 werden die Details der ausgehenden Anrufe vereinbart. Zum Beispiel: Welches Szenario stellen Sie sich vor? Wer wird von uns Angerufen? Welche Fragen sollen gestellt werden? Welche Dokumentation der Anrufe ist gewünscht? Wie viele Mitarbeiter werden für das Projekt gebraucht?
Anhand des Mystery-Calls-Beispiels benötigen wir Informationen über welche Telefonnummer wir die Anrufe tätigen sollen. Es ist notwendig, dass uns diese Telefonnummer zur Verfügung gestellt wird. Zudem benötigen wir Informationen wie wir Agieren sollen. Das ist wichtig damit es nach außen hin für Ihre Kunden nicht ersichtlich ist das es sich um einen Telefonservice handelt. Des Weiteren werden wir Bewertungskriterien und Schemen entwickelt, um die am Ende gelieferten Ergebnisse auch bewerten zu können. Außerdem vereinbaren wir noch wie viele Anrufe von wie vielen Mitarbeitern pro Tag getätigt werden.
Die Schulung unserer Mitarbeiter
Als letzten Schritt schulen wir unserer Kundenservice-Mitarbeiter, damit diese über Ihre Wünsche und Vorstellungen bestens informiert sind. Wir schulen unsere Mitarbeiter einerseits vor Beginn des Projekts und andererseits auch während des Projekts, um etwaige Anpassungen zu treffen.
Im Mystery-Call-Beispiel würden wir zu Beginn unsere Kundenservice-Mitarbeiter schulen und über das gesamte Projekt hinweg Informationen zur Bewertung ausgeben.
Haben Sie Interesse an einem Telefonservice für Ihre Inbound- oder Outbound-Projekte? Falls Sie Fragen haben können Sie uns gerne hier kontaktieren oder rufen Sie uns einfach an unter +49 8944 255 255.
Wir, von Benefit Büroservice, beraten Sie gerne!
