Tun Sie Ihren Anrufern einen Gefallen und gestalten Sie Ihre individuelle Warteschleife professionell und mit wertvollen Inhalten! Warteschleifen sind in unseren Hinterköpfen oft negativ behaftet und je nach Anliegen können sie häufig einen Moment der Enttäuschung oder Frustration auslösen. Aus Anrufer-Sicht ist dies eine kritische Situation, daher ist sie umso ausschlaggebender für die Kundenzufriedenheit. Wir zeigen Ihnen die besten Möglichkeiten für Ihre individuelle Warteschleife und wie Sie der Frustration am anderen Ende der Leitung vorbeugen können.
Welche Arten von Warteschleifen kann ich nutzen?
Wir unterscheiden zwischen vier Arten von Warteschleifen, welche je nach Sinn und Zweck zum Einsatz gebracht werden können:
- Eine fixe Tonspur vor dem Telefonat: Diese Variante hat eine fixe Dauer und wird als Ganzes vor dem Telefonat abgespielt. Erst danach wird der Anrufer in der Leitung durchgestellt. Diese Methode ist besonders passend für Unternehmen, welche Ihren Anrufern im Vorhinein wichtige Informationen geben möchten, um auf das Telefonat vorzubereiten. Beispielsweise der Hinweis, sich die Kundennummer vorzubereiten.
- Eine flexible Tonspur vor dem Telefonat: Diese Warteschleife wird zur Überbrückung der Wartezeit genutzt. Ein Tonband wird so lange wiederholt abgespielt, bis ein Mitarbeiter das Telefonat annimmt. Das hat den Vorteil, dass der Anruf durchgestellt wird sobald eine Leitung frei wird. Und falls es einmal länger dauern sollte, bietet es sich an, dem Anrufer Zuspruch zu leisten. Beispielsweise mit „Ihr Anliegen liegt uns am Herzen, wir sind umgehend für Sie da“.
- Tonspur, während ein Telefonat angehalten wird: Oftmals muss eine Unterhaltung kurzzeitig unterbrochen werden. Auch hier bietet sich an, ein Tonband oder Musik abzuspielen. Dies ist ebenfalls eine Methode, um die Wartezeit für den Anrufer kurzweiliger zu gestalten.
- Tonspur außerhalb der Öffnungszeiten: Hier wird das Tonband genutzt, um den Anrufer zu informieren, zu welchen Zeiten Sie telefonisch erreichbar sind. So sparen Sie Ihren Anrufern Zeit und Mühe. Denn sie müssen Sie nicht mehrmals vergeblich versuchen zu erreichen oder sich anschließend selbst über die Zeiten informieren.
Wie kann ich eine individuelle Warteschleife für mein Unternehmen gestalten?
Grundsätzlich können Sie Ihre Warteschleife individuell gestalten. Ein Tonband kann sowohl besprochen werden als auch Musik beinhalten oder eine Kombination aus beidem. Benefit Büroservice bietet seinen Kunden die Möglichkeit eine individuelle Sprachansage zu erstellen. Diesen Schritt können Sie ganz einfach im „Mein Büroservice“ Kundenbereich abwickeln. Wenn Sie gerne ein besprochenes Tonband möchten, stehen Ihnen zwei Sprechstimmen zur Verfügung:
Die weibliche Sprechstimme von Nikola Vodicka – ohne Musik
Die männliche Sprechstimme von Rudolf Schwarz – ohne Musik
Die weibliche Sprechstimme von Nikola Vodicka – mit Musik
Die männliche Sprechstimme von Rudolf Schwarz – mit Musik
Ein Beispiel für die Gestaltung der Warteschleife außerhalb der Geschäftszeiten
Benefit Büroservice bietet umfangreiche Lösungsmöglichkeiten für eine professionelle telefonische Warteschleife. Für weitere Details melden Sie sich gerne unter +49 800 5888 955 oder nutzen Sie das Kontaktformular auf unserer Homepage. Wir beraten Sie gerne!
