Die Gesprächsannahme kann sehr vielseitig sein, einerseits können Anrufer Fragen zu Produkten, Dienstleistungen oder dem Unternehmen haben, andererseits gibt es Anrufer, die beispielsweise einen Termin vereinbaren oder stornieren möchten. Aufgrund des direkten Kundenkontakts ist die Gesprächsannahme ein wichtiger Einflussfaktor für das Image des Unternehmens. Kann einem Anrufer mal nicht weitergeholfen werden, kann durch eine professionelle und freundliche Gesprächsannahme dem Kunden trotzdem ein gutes Gefühl vermittelt werden. Jedoch ist es nicht so einfach eine gelungene Gesprächsannahme zu bewerkstelligen. Wir haben 5 Tipps für eine erfolgreiche Gesprächsannahme für Sie zusammengefasst:
Tipps für eine gelungene Gesprächsannahme
Begrüßungstext
Zu lange und auswendiggelernte Begrüßungstexte wirken auf den Anrufer überfordernd und unpersönlich. Halten Sie die Begrüßung kurz und drücken Sie sich deutlich aus. Und bedenken Sie, dass die ersten Wörter oftmals akustisch nicht verstanden werden.
Mimik
Dieser Tipp mag vielleicht etwas ungewöhnlich wirken, jedoch wirkt die Stimme viel Freundlicher, wenn man lächelt. Achten Sie daher darauf, bevor der Anruf entgegengenommen wird, zu lächeln.
Unternehmensstil
Überlegen Sie sich wofür Ihr Unternehmen steht und durch welche Eigenschaften sich Ihre Kunden auszeichnen. Um Anrufe kompetent entgegenzunehmen ist nicht immer zwingend eine formale Begrüßung notwendig. Je nachdem wie das Unternehmen ist, kann eine persönliche Begrüßung viel passender sein. Benefit Büroservice nimmt Anrufe für die unterschiedlichsten Unternehmen entgegen und berücksichtigt dabei auch wie sich die Unternehmen präsentieren möchten.
Notizen vom Gespräch
Nach einem Anruf kommt es oft vor, dass wichtige Informationen vergessen werden, daher sollten neben dem Namen des Anrufers unbedingt Daten und der Anrufgrund notiert werden. Unsere Telefonservice-Mitarbeiter halten alle wichtigen Informationen eines jeden Anruf schriftlich fest. Somit bleiben Sie bestens informiert und können falls notwendig Rückrufe mit ausreichend Vorwissen durchführen.
Positive Formulierung
All unseren Mitarbeitern wird ab der ersten Einschulung vermittelt wie wichtig positive Formulierungen sind. Anstatt zu sagen „Das geht nicht“ schlagen wir eine lösungsorientierte Formulierung vor wie „Sie haben folgende Möglichkeiten“. Um gewohnte Ausdrucksweisen zu ändern, bedarf es ein hohes Maß an Konzentration. Zudem sollten Wörter wie „teuer“ und „billig“ mit „hochwertig“ und „preiswert“ ersetzt werden.
Fazit
Für eine kompetente Anrufannahme ist es empfehlenswert die Mitarbeiter auf die zuvor angesprochenen Themen aufmerksam zu machen, um die Anrufqualität zu verbessern. Jeder Anruf hinterlässt beim Anrufer einen bleibenden Eindruck, welcher in weiterer Folge ausschlaggebend ist.
Legen Sie Ihre Anrufannahme in unsere Hände. Wir kümmern uns gerne um Ihre Anrufe! Unsere Telefonservice-Mitarbeiter sind bestens geschult und nehmen Ihre Anrufe nach Ihren Wünschen entgegen. Mehr Informationen zu unserem Telefonservice finden Sie auf unserer Homepage.
