Egal ob es darum geht, einen Termin zu vereinbaren, produktbezogene Fragen zu beantworten oder Beschwerden anzuhören – die Art und Weise, wie Anrufe angenommen werden, beeinflusst maßgeblich das Image Ihres Unternehmens. Selbst wenn der Anrufer nicht sofort mit der richtigen Ansprechperson verbunden werden kann, kann eine kompetente und freundliche Person am anderen Ende der Leitung dennoch einen positiven Eindruck hinterlassen. Doch so simpel es auch klingen mag, eine erfolgreiche telefonische Gesprächsannahme ist oft nicht so einfach umzusetzen. In unserem Ratgeber erläutern wir, worauf es bei einer gelungenen telefonischen Gesprächsannahme ankommt.

Tipps für eine kompetente Gesprächsführung

Der Begrüßungstext:
Halten Sie die Begrüßung so kurz wie möglich. Lange und auswendig gelernte Begrüßungsfloskeln können unpersönlich und überfordern sein.
Ist die Begrüßung zu lang, laufen Sie Gefahr diese schneller auszusprechen. Ihr Gesprächspartner könnte Sie daher nur schwer verstehen.
Mimik: Bitte lächeln! Auch wenn man Sie durch das Telefon nicht sehen kann, sollte man trotzdem auf Gesichtsausdrücke achten. Ein Lächeln macht Ihre Stimme automatisch freundlicher.
Unternehmensstil: Machen Sie sich Gedanken zu Ihrem Unternehmen und dessen Interessenten. Eine kompetente Gesprächsannahme muss nicht zwingend hoch formell ablaufen, um den Anrufer zufriedenzustellen. In einigen Fällen ist eine persönlichere Kommunikation die passendere Methode. Benefit Büroservice betreut die unterschiedlichsten Unternehmen und unsere Mitarbeiter berücksichtigen auf Wunsch der Auftraggeber, wie wir das Unternehmen präsentieren sollen.
Notizen machen: Gewöhnen Sie sich an, neben dem Telefonat mitzuschreiben. Name, Daten und einige Stichwörter zum Anliegen sind sehr hilfreich. Oftmals kommt nach dem Anruf etwas dazwischen und man ist sich plötzlich nicht mehr sicher, um welchen Betrag es sich genau gehandelt hat oder wie die Adresse gelautet hat. Unsere Mitarbeiter übernehmen diesen Schritt für Sie und machen bei jedem Anruf Gesprächszusammenfassungen, welche wir Ihnen umgehend zukommen lassen. So bleiben Sie top informiert und sparen sich unnötige Rückrufe.
Positive Formulierungen: Worauf unser Unternehmen großen Wert legt, betreffend der Einschulung von neuen Mitarbeitern, sind positive Formulierungen. Statt „Das geht nicht“ achten wir auf eine lösungsorientierte Formulierung wie „Sie haben folgende Möglichkeit…“. Für diese Herangehensweise benötigt es anfangs ein hohes Maß an Konzentration, denn einmal Gelerntes kann man schwer umlernen. Besonders Mitarbeiter im Sales Bereich sollten auf Schlagwörter wie „billig“ „teuer“ und ähnliches verzichten und stattdessen beispielsweise „preiswert“ oder „hochwertig“ verwenden.

Fazit – deshalb ist professionelle Gesprächsannahme wichtig

Diese Wissen ist nicht selbstverständlich! Machen Sie Ihre Mitarbeiter daher auf die oben genannten Tipps aufmerksam. So vermeiden Sie, dass wichtige Punkte vergessen werden. Denken Sie immer daran, dass Sie mit jedem Gespräch einen Eindruck hinterlassen und dieser sollte so positiv wie möglich sein!

Sind Sie auf der Suche nach wahren Telefonprofis? Dann sind Sie bei uns genau richtig! Unsere Mitarbeiter*innen sind top geschult und können all Ihre Anrufe professionell und kompetent bearbeiten. Informieren Sie sich gerne hier genauer über unsere Pakete.

Kontaktieren Sie uns gerne über unser Kontaktformular oder unter 0800 100 2404. Wir freuen uns von Ihnen zu hören!