▶ Ferienvertretung organisieren

Sie möchten über die Ferien schließen oder Ihren Mitarbeitern freigeben. Wie gehen Sie da am besten vor? Schließen Sie das Unternehmen einfach komplett und beantworten keine Anrufe? Oder machen Sie nur halb frei – gehen nicht ins Büro, aber telefonieren ununterbrochen mit Kunden. In beiden Fällen benötigen Sie eigentlich eine Ferienvertretung. Doch in welcher Form, können Sie selbst entscheiden.

 

Welche Formen einer Ferienvertretung gibt es?

  • Sie können zwei Mitarbeiter für die selbe Stelle besetzen und diese dürfen nur zu unterschiedlichen Zeiten auf Urlaub gehen. Der Nachteil daran sind die hohen Personalkosten.
  • Es gibt die Möglichkeit von einer Agentur, eine Vertretung für Ihre Sekretärin, für die Urlaubszeit zu organisieren. Diese Idee hat den Haken, dass Sie relativ viel Zeit in die Einschulung der Vertretung investieren müssen.
  • Sie können natürlich, wenn Ihre Sekretärin in den Urlaub geht und Sie selbst nicht, Ihren Part übernehmen. Das führt jedoch zu großem Arbeitsaufwand für Sie.
  • Statt einer Vertretung können Sie auch eine Sprachbox programmieren, zum Beispiel wenn Sie in den Betriebsurlaub gehen. Auf dieser Sprachbox könnten Sie aufnehmen, dass Sie im Urlaub sind und der Kunde ab einem bestimmten Datum wieder anrufen kann.
  • Oder Sie nutzen eine telefonische Vertretung durch einen Telefonservice.

 

Unsere Empfehlung für Ihre Vertretung

Wir empfehlen Ihnen eine telefonische Vertretung zu nutzen. Einen Büroservicedienstleiter, der Ihre Anrufe entgegennimmt und Ihnen Notizen der Gespräche weiterleitet. So haben Ihre Kunden einen persönlichen Ansprechpartner und viele Anfragen können sofort beantwortet werden. Die anderen rufen Sie nach Ihren Ferien zurück.

Am besten nutzen Sie direkt unsere Benefit Büroservice Paket Flex 7 als Ferienvertretung. Lagern Sie Ihre Anrufe für 7 Tage im Monat aus. Sie nutzen den Service nur dann, wenn Sie ihn wirklich benötigen. Ihre Telefonate werden dann von 9 Uhr bis 17 Uhr von unseren Mitarbeitern für Sie angenommen.

Sobald Sie uns beauftragen, hinterlassen Sie uns einen Text, wie wir für Sie abheben sollen. Sie hinterlegen uns welche Informationen wir an Ihre Kunden weitergeben sollen. So bald nun ein Anruf für Sie eingeht, heben unsere Mitarbeiter mit dem hinterlegten Meldetext ab und beauskunften Ihren Anrufer nach Ihren Vorgaben. Anschließend wird eine Anrufinformation mit Namen, Telefonnummer und Anrufgrund aufgenommen.

 

Haben Sie noch Fragen? Dann kontaktieren Sie uns gerne – wir freuen uns auf ein Gespräch mit Ihnen!

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