Viele Faktoren können dafür sorgen, dass es in einem Unternehmen zu einem erhöhtem Anrufvolumen kommt. Damit Sie auch auf diese Ausnahmesituationen vorbereitet sind, zeigen wir Ihnen nun die unterschiedlichen Einflussfaktoren für ein erhöhtes Anrufvolumen und wie Sie sich am besten darauf vorbereiten können.

Die 3 häufigsten Einflussfaktoren und wie Sie diese Situationen meistern können

Saisonale Effekte
Gerade um Feiertage herum kommt es in Unternehmen häufig zu einem höheren Anrufvolumen. Lieferverzögerungen, Probleme bei Bestellungen oder Fragen rund um die Produkte können jederzeit auftauchen, allerdings wird dies durch besondere Anlässe häufig verstärkt. Sie können sich am besten auf diese Zeiten vorbereiten, in dem Sie im Auge behalten, zu welchen Saisonen oder Feiertagen Ihre Produkte eine stärkere Nachfrage haben. Sollten Sie besonders in diesen Zeiten eine telefonische Unterstützung benötigen, können Sie hier mehr Informationen finden.
Kommunikationsmaßnahmen
Nicht nur saisonale Bedingungen können zu erhöhtem Anrufvolumen führen, sondern auch Maßnahmen direkt aus Ihrem Unternehmen. Rechnen Sie daher nach Marketingmaßnahmen und -kampagnen mit erhöhten Leads und planen Sie Ihre Ressourcen dementsprechend neu oder um. Natürlich können auch unerwartete Einflussfaktoren, wie beispielsweise negative Presse, plötzlich zu häufigeren Anrufen führen.
Einmalige, unerwartete Vorfälle
Beispielsweise kann es zu Problemen durch technische Schwierigkeiten, Ausfällen auf der eigenen Website oder zu Problemen bei Abrechnungen kommen. Diese und noch viele andere Fälle können schwer vorhergesagt werden und überraschend zu einem erhöhten Anrufvolumen führen. Damit Sie in Zukunft schneller auf diese Situationen reagieren können, ist es wichtig, die einzelnen Fälle genau zu analysieren und entgegenwirkende Maßnahmen festzulegen.

Die richtige Vorbereitung auf ein erhöhtes Anrufvolumen

Damit Sie Ihren Kunden jederzeit ausgezeichneten Kundenservice bieten können, ist es wichtig, dass Sie sich auf die oben genannten Einflussfaktoren gut vorbereiten. Eine effiziente Planung der internen Ressourcen sowie der benötigten Mitarbeiteranzahl hilft Ihnen dabei Überlastungen im telefonischen Kundenservice gut zu meistern. Sollten Sie bei der Planung bemerken, dass Ihre internen Ressourcen allerdings nicht ausreichen, gibt es externe Partner, wie beispielsweise ein Telefonservice, die Sie gerne bei der Betreuung Ihrer Kunden unterstützen.

Benefit Büroservice als Ihre persönliche Unterstützung

Wir von Benefit Büroservice, unterstützen Sie bei der telefonischen Betreuung Ihrer Kunden. Je nach Ihren individuellen Bedürfnissen können Sie Ihre Anrufe nur zu Stoßzeiten, zu erweiterten Öffnungszeiten oder Rund-um-die-Uhr weiterleiten. Dazu wählen Sie einfach Ihr passendes Paket aus und unsere geschulten Mitarbeiter nehmen Ihre Anrufe anschließend entgegen. Je nach Wunsch können Sie weitere Zusatzleistungen, wie beispielsweise einen Online-Terminkalender, wählen.

Nach jedem Gespräch erhalten Sie anschließend von uns eine Anrufinformation mit den wichtigsten Gesprächsinformationen. Somit bleiben Sie immer top informiert und können sich voll und ganz auf Ihre Arbeit konzentrieren.

Falls Sie Interesse an einem Telefonservice haben, sind Sie bei uns genau richtig. Bei offenen Fragen können Sie sich gerne telefonisch unter +49 800 5888 955 oder über das Kontaktformular bei uns melden.