Was passt besser zu Ihnen – Empfangsbüro oder Sekretariat?

Was ist ein Empfangsbüro?

Ein Empfangsbüro übernimmt, wie der Name bereits sagt, vor allem den Empfang von Kunden, Besuchern und Anrufern in einem Büro. Die Aufgaben eines Mitarbeiters in einem Empfangsbüro können sehr breit gefächert sein und erfordern insbesondere Freundlichkeit und Professionalität. Wenn der Empfangsmitarbeiter gerade damit beschäftigt ist

Hierbei muss das Sekretariat Entscheidungen treffen welche Anrufe durchgestellt werden und an welche Person sich der Anruf richtet. Ein Sekretariat wird aus Kostengründen meist nur von einer Person besetzt. Darum kann immer nur ein Anruf gleichzeitig angenommen werden. Die Anrufe werden meist priorisiert und nach Dringlichkeit sortiert. Ein professionelles Empfangsbüro ermöglicht es, dass mehrere Anrufe gleichzeitig angenommen werden können und somit Kunden nicht lange warten müssen. Viele Unternehmen haben in den letzten Jahren Ihr Empfangsbüro an externe Dienstleister ausgelagert, welche sich auf ein virtuelles Empfangsbüro spezialisiert haben.

Welche Unterschiede gibt es zwischen einem ausgelagerten Empfangsbüro und einem Sekretariat?

EmpfangsbüroSekretariat
Bei einem Empfangsbüro muss vom Unternehmen kein Personal zusätzlich eingestellt werden. Zudem fallen bei einem professionellen Dienstleister auch nur Kosten für jene Zeit an, welche tatsächlich aktiv beansprucht wird. Sollten keine Anrufe bevorstehen, muss lediglich der vereinbartet Monatspauschalbetrag bezahlt werden.Damit Anrufe erfolgreich angenommen werden können, muss ein Sekretariat immer mit einem Mitarbeiter besetzt sein. Auch wenn keine Anrufe eintreffen, muss ein Mitarbeiter bezahlt werden.
Digitale Empfangsbüros konzentrieren ausschließlich auf die freundliche Begrüßung und Betreuung online beziehungsweise am Telefon.Persönlicher Empfang von Gästen und Kunden hinterlässt einen sehr positiven Eindruck.
Bei der zusätzlichen Nutzung eines Empfangsbüros kann sich Ihre Sekretärin auf die Koordination anderer Aufgaben konzentrieren, wie zum Beispiel das Aufbereiten von Unterlagen oder die Koordination von TerminenWenn Ihre Sekretärin gleichzeitig ihre täglichen Aufgaben erfüllen muss und zusätzlich noch für die Anrufbeantwortung zuständig ist, kann eines von beiden zu kurz kommen.

Aufgaben von einem Empfangsbüro

  • Anrufinformationen zusenden
  • Telefonannahme
  • Gespräche an zuständige Mitarbeiter weiterleiten
  • FAQs beantworten
  • Bestellungen aufgeben
  • Terminkoordination und verwalten von Onlinekalender

Grundsätzlich wird bei einem Telefonservice pro Anrufminute oder pro Anruf verrechnet. Dieser Preis berechnet sich aus einem monatlichen Pauschalpreis und zusätzlichen variablen Kosten. Ein wichtiger Vorteil ist, dass kein zusätzliches Personal extra für eine Telefonannahme eingestellt werden muss.

Benefit Büroservice

Wir, von Benefit Büroservice, bieten seit 2014 unsere Dienstleistung an. Diesen Service nennen wir Telefonservice. Unsere Vision ist es einzigartige und individuelle kundenorientierte Lösungen bereitzustellen und Unternehmen bei der Telefonannahme zu unterstützen. Regelmäßige Schulungen für unsere Mitarbeiter garantieren bestmögliche Qualität unseres Services.

Für mehr Informationen zum Thema Empfangsbüro erreichen Sie uns über unser Kontaktformular oder unter +49 8944 255 255.

Gemeinsam finden wir die perfekte Lösung für Ihren Telefonservice!

einfach mal abschalten