Die Auswahl des richtigen Callcenters ist nicht immer einfach, da es viele Anbieter in Österreich gibt und deren Angebote auf den ersten Blick fast identisch erscheinen. Dennoch unterscheiden sich Callcenter-Angebote in entscheidenden Aspekten. Egal, ob Sie eine Empfehlung für ein Callcenter erhalten haben oder neutral nach einem Anbieter suchen, sollten Sie unbedingt diese 5 Aspekte beachten.
Doch bevor es zu einer finalen Entscheidung kommt – was ist überhaupt ein Callcenter?
Das Callcenter
Das Wort „Callcenter“ bedeutet übersetzt „Anrufzentrum“. Die Hauptaufgabe eines Callcenters ist es die Erreichbarkeit unterschiedlichster Unternehmen zu garantieren. Dabei werden eingehende Anrufe, welche zum Beispiel an Ihr Unternehmen gerichtet sind, an ein externes Anrufzentrum umgeleitet. Dort werden die Anrufe anschließend direkt entgegen genommen und bearbeitet. Je nach Callcenter gibt es dazu verschiedene Leistungen wie zum Beispiel Terminvereinbarungen, FAQ-Beantwortung oder Störungs- und Notfallhilfe.
Falls Sie bereits mit dem Gedanken spielen, ein Callcenter zu engagieren, haben Sie vielleicht schon erste Anbieter entdeckt oder eine Empfehlung eines Kollegen erhalten. Doch auf was muss man bei einer Callcenter Empfehlung achten?
5 Aspekte, die Sie bei einer Callcenter Empfehlung nochmal prüfen sollten
Neben den Aspekten wie Preis/ Leistungsverhältnis und allgemeine Sympathie spielen auch noch andere Eigenschaften eine große Rolle. Wir haben Ihnen 5 wichtige Aspekte zusammengefasst, die Sie auf jeden Fall beachten sollten, bevor Sie ein Callcenter engagieren:
1. Werden meine Servicezeiten abgedeckt?
Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Servicezeiten. Sie sollten sich im Vorfeld überlegen, wann Sie für Ihre Kunden erreichbar sein möchten. Sie haben die Möglichkeit auch außerhalb Ihrer Servicezeiten erreichbar zu sein. Bieten Sie zum Beispiel einen Notfallservice an, ist es hilfreich rund um die Uhr erreichbar zu sein. Als Arzt oder Anwalt wiederum benötigt man keine 24/7 Hotline. Wählen Sie also einen Anbieter aus, welcher Ihre Servicezeiten unterstützt.
2. Wie werden meine Kunden am Telefon betreut?
Sie möchten Ihren Kunden den bestmöglichen Service bieten. Testen Sie daher vor einer Buchung die Qualität des Anbieters. Kundenrezensionen eignen sich besonders gut für eine vorherige Bewertung. Darüber hinaus sollten regelmäßig Testanrufe durchgeführt werden, auch als Mystery Calls bekannt, die oft von den Anbietern selbst in der Neukundenphase angeboten werden.
3. Benötige ich weitere Serviceleistungen?
Oft reicht eine reine Telefonbeantwortung nicht aus. Terminvereinbarung, FAQs beantworten, Bestellungen annehmen, Retouren anmelden etc. sind nur ein kleiner Ausschnitt der Serviceangebote der unterschiedlichsten Anbieter. Definieren Sie also im Vorfeld, welche Serviceleistungen Sie benötigen und wählen Sie Ihren Callcenter Anbieter danach aus.
4. Wie wird mit herausfordernden Kunden umgegangen?
Kunden am Telefon sind nicht immer freundlich und höflich. Anrufe von verärgerten oder sogar aggressiven Kunden müssen gelernt sein. Es gibt Techniken und Methoden diese Anrufer richtig zu behandeln. Wichtig hierbei ist, dass Callcenter Mitarbeiter laufend trainiert und geschult werden. Nur so kann die Professionalität am Telefon gewährleistet werden. Achten Sie deswegen auf geschultes Personal des Anbieters.
5. Können auch Sie das Callcenter jederzeit erreichen?
Ein Callcenter ist dazu da, einen bestmöglichen Kundenservice für Ihr Unternehmen zu bieten. Doch können auch Sie das Callcenter jederzeit erreichen? Sie sollten im besten Fall jederzeit eine Ansprechperson haben um Unklarheiten, kurzfristige Änderungen oder auch Ausfälle schnellstmöglich zu kommunizieren.
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Ein Callcenter ist Ihnen zu unpersönlich? Wir von benefit können das bestens verstehen, deshalb bieten wir von benefit seit 2014 einen professionellen Telefonservice an. Ihre Kund*innen werden bei uns so betreut, als säßen unsere Mitarbeiter*innen persönlich in Ihrem Büro! Durch zahlreiche Individualisierungsmöglichkeiten und Erweiterungen ist der Telefonservice vielseitig einsetzbar.
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