Was ist ein Telefonservice überhaupt?
Ein Telefonservice unterstützt Sie und Ihre internen Mitarbeiter im Büroalltag. Dabei ist die Hauptaufgabe die Telefonannahme. Sie können Ihre Anrufe teilweise oder auch komplett an einen Telefonservice weiterleiten und sich somit um Ihre Kernkompetenzen kümmern und trotzdem durchgehend erreichbar sein.
Ihre Anrufe werden dabei vom Telefonservice in Ihrem Namen, nach Ihren Vorgaben entgegengenommen. Sie haben sozusagen eine externe Sekretärin die sich um die Anliegen Ihrer Kunden kümmert.
Zusätzlich können Sie noch die Entscheidung treffen, ob Anrufe weitergeleitet werden sollen oder lediglich ein Rückruf notiert wird. Sie bekommen nach jedem angenommen Telefonat eine Anrufnotiz mit den wichtigsten Infos zum Gespräch und können sich dann vorbereitet zurückmelden.
Wenn Ihr Unternehmen jedoch viele Abteilungen mit einer Vielzahl an Mitarbeitern hat, können Sie einen Telefonservice auch als Vermittlungsstelle nutzen. Sie können ganz einfach einen Bereitschaftsplan hinterlegen und unsere Mitarbeiter leiten die Telefonate an die richtige Ansprechperson in Ihrem Unternehmen weiter. Dabei können wir beispielsweise auch bei Notfällen oder technischen Störungen an einen Techniker verbinden, wenn dieser in Ihrem Bereitschaftsplan hinterlegt ist.
Ihren Bereitschaftsplan integrieren
Als Benefit Büroservice-Kunde haben Sie Zugriff auf Ihren persönlichen „Mein Büroservice“-Bereich. Dort können Sie uns einerseits Infos und FAQs hinterlegen, die wir an Ihre Anrufer weitergeben sollen. Andererseits können Sie dort auch Ihren Bereitschaftsplan integrieren und uns somit mitteilen, zu welchen Zeiten wir an welche Personen durchstellen sollen. Sie können standartmäßige Einstellungen durchführen aber auch kurzfristige Änderungen werden berücksichtigt:
- Sie können im Vorhinein festlegen welche Anrufe standartmäßig an wen umgeleitet werden.
- Auch Urlaubsplanungen und Krankenstände können kurzfristig hinterlegt werden.
- Ihr Status wird immer entsprechend Ihrer Planung automatisch gewechselt.
- Je nach Status verbinden wir oder notieren einen Rückruf.
- Somit werden Anrufer immer mit der korrekten Ansprechperson, beziehungsweise mit dem diensthabenden Techniker, verbunden.
Nutzen Sie das Bereitschaftsplan-Tool von Benefit Büroservice
Wir, von Benefit Büroservice, haben uns seit 2014 zum Ziel gesetzt, individuelle Telefonservice-Lösungen zu entwickeln, um unsere Kunden so flexibel und individuell wie möglich im Büroalltag zu unterstützen. Dabei fungieren wir als kompletter Sekretariats-Ersatz oder als Unterstützung des internen, bestehenden Büros.
Wir bieten 3 verschiedene Pakete an, mit welchen wir auf die unterschiedlichen Bedürfnisse unserer Kunden eingehen:
- BASIS – Nutzen Sie Benefit Büroservice von Montag bis Freitag von 8-18 Uhr.
- PRO 50 – Ihr externes Sekretariat nimmt Ihre Anrufe Montag bis Freitag von 7-20 Uhr entgegen. Zusätzlich sind hier 50 Anrufe schon inkludiert und Sie können eine Wochenenderweiterung dazu buchen.
- SMART 24 – Bleiben Sie rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr mit Ihrem Telefonservice erreichbar!
Außerdem bieten wir auch einige Zusatzoptionen an, mit welchen Sie Ihr externes Sekretariat personalisieren und Individualisieren können. Beispielsweise können wir Ihre E-Mail-Bearbeitung oder auch Terminvereinbarungen und Stornierungen für Sie übernehmen. Wir helfen gerne wo immer wir können, also zögern Sie nicht uns zu kontaktieren! Rufen Sie uns gerne unter +49 8944 255 255 an oder schicken Sie uns eine Anfrage über unser Kontaktformular. Wir freuen uns auf ein Gespräch mit Ihnen!
