Die Aufgaben einer Sekretärin

Was sind eigentlich die Aufgaben einer Sekretärin?

Die Aufgaben einer Sekretärin sind eindeutig vielfältiger als oft angenommen wird. Eine Sekretärin ist nicht nur dafür verantwortlich das Telefon abzuheben und Kaffee zu kochen. In den letzten Jahren hat sich das Aufgabengebiet einer Sekretärin stark verändert. Früher haben sich die Aufgaben hauptsächlich auf administrative Tätigkeiten beschränkt. So zählten vor allem allgemeine Büroarbeiten wie Schreibtätigkeiten und Briefwechsel zu den Aufgabengebieten. Seitdem hat sich aber Einiges verändert. Heute zählen deutlich mehr Tätigkeiten zum Job einer Sekretärin, vor allem Aufgaben mit Sachbearbeitungscharakter.

Hier finden Sie 15 typische Aufgaben einer Sekretärin:

  • Betreuung des Telefons – Anrufe tätigen und Anrufe entgegennehmen
  • Organisation von Terminen
  • Bearbeitung und Betreuung der Post
  • Verwaltung und Korrespondenz von E-Mails und Post
  • Verwendung von MS-Office
  • Allgemeine Schreibtätigkeiten – wie Korrespondenz, Aktenvermerke oder Berichte
  • Führung und Verwaltung von Ablagen, Akten und Berichten
  • Empfang und Betreuung von Besuchern und Gästen
  • Organisation und Verwaltung von Büromaterial
  • Informationsbeschaffung und Auswertung
  • Vorbereitung von Reports und Präsentationen
  • Organisation, Vorbereitung und Begleitung von Meetings und Events
  • Protokollführung bei Sitzungen und Veranstaltungen
  • Organisation und Abrechnung von Reisen
  • Vorbereitungsarbeiten für Buchhaltung und Lohnverrechnung

 

Wie viel Zeit benötigt eine Sekretärin für ihre Tätigkeiten?

Diese 15 Aufgaben kann man natürlich in Aufgabengebiete zusammenfassen. Damit Sie sich vorstellen können, wie viel Zeit eine Sekretärin für verschieden Gebiete benötigt, haben wir diese in eine Tabelle zusammengefasst. Wir haben den einzelnen Aufgabengebieten eine Anzahl an Arbeitsstunden zugewiesen. Diese Werte können natürlich schwanken, je nachdem in welcher Branche Sie tätig sind oder wie groß Ihr Unternehmen ist. Die Tabelle soll Ihnen als Orientierungshilfe dienen.

AufgabengebieteAnteil der Arbeit in %Teilzeit 20 StundenVollzeit 40 Stunden
Verwaltung5% – 7%1,4h2,8h
Verrechnung & Abrechnung8% – 10%2h4h
Post & Korrespondenz15% – 18%3,6h7,2h
Schreibtätigkeiten und Ablage15% – 20%4h8h
Organisation und Vorbereitung15% – 20%4h8h
Telefonbetreuung20% – 25%5h10h

 

Hier können Sie eindeutig erkennen, dass die Telefonbetreuung einen großen Teil der Zeit in Anspruch nimmt. Hier können wir Sie entlasten! Denn mit unserem Telefonservice übernehmen wir die Aufgaben Ihrer Sekretärin. Somit hat Ihre Sekretärin mehr Zeit für die anderen Aufgabengebiete.

Melden Sie sich einfach bei uns, wenn wir nun Ihr Interesse geweckt haben oder Sie Fragen an uns haben. Wir freuen uns auf ein Gespräch mit Ihnen!

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