Jeder von Ihnen muss im Laufe seines Lebens unzählige Anrufe annehmen. Aus diesem Grund ist es umso wichtiger die Anrufannahme so angenehm und positiv wie möglich zu gestalten. Gerade wenn es um geschäftliche Angelegenheiten geht, gilt es von Beginn an zu überzeugen. Mit folgenden 5 Tipps gelingt Ihnen das bestimmt.
5 Tipps für eine gelungene Anrufannahme
1. Nehmen Sie sich Zeit für das Gespräch
Leider nehmen sich viele Menschen beim Anrufe annehmen einfach nicht ausreichend Zeit. Dies hat zur Folge, dass potenzielle Aufträge womöglich verloren gehen könnten, da man neben dem Telefonat auch oft mit anderen administrativen Tätigkeiten beschäftigt ist. Deswegen sollten Sie beim Anrufe annehmen bewusst darauf achten, Ihren Gesprächspartner in den Fokus zu rücken, um ein erfolgreiches und qualitatives Telefonat führen zu können.
2. Lächeln Sie
Ein Lächeln wirkt oft Wunder, so auch am Telefon. Aus diesem Grund sollten Sie nicht zögern beim Anrufe annehmen ein Lächeln in Ihr Gesicht zu zaubern. Durch das Lächeln wirkt Ihre Stimme noch freundlicher und heller, womit Sie eine gute Grundlage für den weiteren Gesprächsverlauf schaffen können.
3. Kurz klingeln lassen
Anrufe die sofort entgegengenommen werden sorgen oft für Überforderung und Verwirrung bei den Anrufenden. Deswegen sollten Sie gezielt darauf achten Ihre Anrufe nach einer angemessenen Wartezeit entgegenzunehmen, sodass weder der Eindruck entsteht sie seien zu beschäftigt noch zu übereifrig. Diese Wartezeit überbrücken Sie bestenfalls mit zwei mal Läuten, was etwa vier bis fünf Sekunden entspricht.
4. Die richtige Begrüßung
Der erste Eindruck zählt bekanntlich. Versuchen Sie daher eine geeignete Grußformel vor Beginn des Gesprächs zu verwenden damit sich der Anrufer sofort aufgehoben und willkommen fühlt.
Eine Grußformel könnte beispielsweise sein: Benefit Büroservice Guten Tag! Sie Sprechen mit … Wie darf ich Ihnen behilflich sein?
Anhand so einer Begrüßung wissen die Anrufer sofort bei welcher Firma und bei welchem Ansprechpartner sie gelandet sind. Zudem wird Ihnen durch diese Formulierung versichert, dass sie Ihre Probleme ohne Bedenken äußern dürfen.
5. Die richtige Sprechgeschwindigkeit
Durch die Gewohnheit neigt man oft dazu einige Floskeln zu schnell auszusprechen, sodass es bereits beim Anrufe annehmen zu Verständnisproblemen kommt. Versuchen Sie daher bewusst darauf zu achten in deutlichen und langsamen Sätzen zu sprechen. Dies erleichtert nicht nur Ihnen sondern auch Ihrem Gesprächspartner die weitere Kommunikation und Interpretation.
Benefit Büroservice – Ihre Anrufannahme in guten Händen
Bereits seit dem Jahr 2014 überzeugen wir von Benefit Büroservice mit unserem professionellen Telefonservice unzählige Kunden. Dabei werden die Telefonate von unseren geschulten Mitarbeitern in Ihrem Namen entgegengenommen und nach Ihren Vorstellungen und Wünschen weiterbearbeitet. Durch unsere langjährige Erfahrung im Anrufe annehmen sind wir bestens vorbereitet, um auch die Bedürfnisse Ihrer Anrufer zu befriedigen. Neben der Anrufannahme können wir Ihnen aber auch eine Terminkoordination mit Ihren Kunden anbieten.
Nachdem wir Ihre Anrufe entgegen genommen haben, senden wir Ihnen entweder per E-Mail oder per SMS eine kurze Anrufinformation. In dieser wird zusätzlich von uns vermerkt ob ein Rückruf erwünscht ist oder wir das Anliegen Ihres Kunden bereits lösen konnten. Somit können Sie sich voll und ganz auf das Wesentliche konzentrieren und sind trotzdem bestens um Ihre Anrufer informiert.
Falls Sie nun unser Telefonservice auch in Ihrem Geschäftsalltag integrieren möchten können Sie sich hier über die Preise informieren. Bei Fragen oder sonstigen Anliegen können Sie sich gerne telefonisch unter +43 800 100 240 oder über unser Kontaktformular melden.
